Arbeitszeiterfassung

Erfassen Sie Arbeits- und Projektzeiten mühelos in einer einzigen, intuitiven Lösung – alles zentral in time cockpit.

Arbeitszeiten zu erfassen ist Pflicht

In vielen Ländern sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter digital zu erfassen. Diese Regelung dient dem Schutz der Arbeitnehmer und der Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen. In Deutschland hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber ein System zur digitalen Arbeitszeiterfassung einführen müssen. Diese Verpflichtung basiert auf einer unionsrechtskonformen Auslegung des Arbeitsschutzgesetzes (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG) und einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019. Arbeitgeber sind somit verantwortlich für die ordnungsgemäße Erfassung der Arbeitszeiten und können bei Verstößen haftbar gemacht werden.

Funktionen der Arbeitszeiterfassung

Grafischer Kalender - Alles auf einem Blick

Der grafische Zeitbuchungskalender bietet alle wichtigen Informationen auf einen Blick: Sie sehen Ihre Soll- und Ist-Zeiten, geplante Urlaube, Zeitausgleiche (ZAs), Krankenstände oder Home-Office Tage übersichtlich dargestellt. Zusätzlich zeigt der Kalender den aktuellen Stand Ihres Zeitguthabenkontos (Überstundenkonto) sowie Ihren Resturlaub.

Zeitbuchungen lassen sich mit der Maus ganz einfach aufziehen oder per Drag-and-Drop kopieren.

Office365-Termine werden direkt im Kalender angezeigt und können per Doppelklick in eine Zeitbuchung umgewandelt werden.

Wenn Sie den Activity Tracker nutzen, haben Sie zusätzlich präzise Einblicke in Ihren Arbeitsalltag. Sie sehen genau, wann Sie Ihren Arbeitstag begonnen haben – eine klassische Stempeluhr ist in Zeiten von Remote Work nicht mehr nötig.

Der Activity Tracker zeichnet zudem Inaktivitätszeiten wie Pausen automatisch auf und stellt sicher, dass Sie Ihre Arbeitszeit lückenlos erfassen können. Zusätzlich sehen Sie automatisch erfasste Aktivitäten wie geöffnete Anwendungen, bearbeitete Dateien oder gesendete E-Mails. Diese Infos lassen sich mit einem Klick in präzise Zeitbuchungen umwandeln.

Kalender Übersicht

Effiziente Zeiterfassung für wiederkehrende Tätigkeiten

Musterbuchungen sind ideal für die Zeiterfassung von wiederkehrenden Tätigkeiten, die keinen direkten Projektbezug haben, wie etwa Mailing, administrative Aufgaben, HR oder Marketing. Diese Tätigkeiten lassen sich als Vorlagen speichern und bei Bedarf schnell in den Kalender eintragen. So können regelmäßige Tätigkeiten effizient erfasst werden, ohne sie jedes Mal manuell eingeben zu müssen. Musterbuchungen sparen Zeit, sorgen für eine lückenlose Dokumentation und stellen sicher, dass auch nicht projektbezogene Arbeitszeiten transparent und nachvollziehbar erfasst werden.

Konfigurierbare Arbeitszeitmodelle

Definieren Sie die Sollarbeitszeit pro Tag für einzelne Mitarbeiter oder ganze Teams – einschließlich flexibler Teilzeitmodelle. Änderungen an den Arbeitszeitmodellen, wie der Wechsel von Vollzeit zu Teilzeit, werden automatisch historisiert, sodass Sie jederzeit nachvollziehen können, wie sich die Sollarbeitszeit im Laufe der Zeit verändert hat. Zusätzlich können Sie Überstundenpauschalen verwalten, um im Lohn enthaltene Mehrarbeit direkt im Arbeitszeitmodell abzubilden.

Arbeitsstunden pro Tag

Übersichtlicher Buchungsschluss für Ihre Zeiterfassung

Time cockpit ermöglicht die automatische Sperrung der Zeiterfassung für vergangene Monate, um eine klare und revisionssichere Arbeitszeitdokumentation zu gewährleisten. Nach dem festgelegten Buchungsschluss können weder Buchungen noch Abwesenheitszeiten für den gesperrten Zeitraum bearbeitet werden. Diese Regelung sorgt dafür, dass abgeschlossene Zeiträume zuverlässig geschützt bleiben.

Flexibilität bei Ausnahmen

Falls Änderungen in einem gesperrten Zeitraum erforderlich sind, kann der Buchungsschluss für einzelne Mitarbeiter individuell geöffnet werden. Diese Ausnahme gilt für einen festgelegten Zeitraum, nach dessen Ablauf die allgemeine Regelung automatisch wieder greift. So bleibt die Zeiterfassung flexibel und gleichzeitig organisatorisch abgesichert.

Buchungsschluss

Urlaub, Zeitausgleich und Krankenstand

Erstellen und verwalten Sie Urlaubsansprüche, Urlaube, Zeitausgleich und Krankenstände für Ihre Mitarbeiter. Time cockpit berechnet Abwesenheiten stundengenau basierend auf den im Arbeitszeitmodell hinterlegten Arbeitsstunden pro Tag. Zudem wird der Urlaubsanspruch in Wochen gerechnet, wodurch Wechsel zwischen Teilzeit und Vollzeit – oder umgekehrt – korrekt abgebildet werden können. So erhalten Sie eine präzise und flexible Übersicht über Ist-, Soll- und Abwesenheitszeiten.

Urlaube

Feiertage und Feiertagskalender

Ihr Unternehmen hat Niederlassungen in mehreren Ländern oder muss innerhalb eines Landes, wie z. B. in Deutschland, unterschiedliche Feiertagsregelungen pro Bundesland berücksichtigen? Mit time cockpit können Sie Feiertagskalender für verschiedene Länder, Regionen oder Religionen erstellen und die jeweiligen Feiertage zuweisen. Anschließend ordnen Sie jedem Mitarbeiter den passenden Kalender zu, um lokale Feiertagsregelungen präzise abzubilden.

Feiertage

Überstunden auf einen Blick

Time cockpit berechnet ein Stundensaldo Ihrer Mitarbeiter, indem es Abwesenheitszeiten, Feiertage und die geplanten Arbeitsstunden aus dem Arbeitszeitmodell berücksichtigt. Die erfassten Zeiteinträge werden automatisch den Sollstunden gegenübergestellt, und geleistete Überstunden werden stundengenau berechnet. Dabei werden auch Überstundenpauschalen in die Berechnung miteinbezogen, um Arbeitszeitmodelle korrekt abzubilden. Übersichtliche Arbeitszeitstatistiken und das Stundenkonto werden direkt im Zeiterfassungskalender angezeigt, um maximale Transparenz und eine einfache Nachverfolgung zu gewährleisten.

Arbeitszeit Statistiken

Bleiben Sie regelkonform - Arbeitszeitgrenzen und Verstöße

Mit time cockpit können Sie Arbeitszeitgrenzen festlegen, die den Anforderungen Ihrer Organisation entsprechen. Legen Sie maximale Stunden pro Tag oder Woche fest und bestimmen Sie, nach wie vielen Arbeitsstunden ein Mitarbeiter eine Pause einlegen soll. Standardmäßig enthält time cockpit Arbeitszeitgrenzen für Österreich und Deutschland, die dabei helfen, geltende Arbeitszeitgesetze einzuhalten. Sie haben zudem die Möglichkeit, eigene Arbeitszeitgrenzen festzulegen, um individuellen betrieblichen oder rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Arbeitszeitverletzungen

Digitaler Stundenzettel

Erstellen Sie einen umfassenden Stundenzettel für Mitarbeiter, der die Dauer der täglichen Arbeitszeit, Pausenzeiten sowie Feiertage und Abwesenheiten für jeden Tag zeigt.

Zusätzlich enthält der Stundenzettel Informationen darüber, ob an einem bestimmten Tag im Homeoffice gearbeitet wurde oder nicht – eine wichtige Grundlage, um gesetzliche Anforderungen wie die korrekte Anwendung der Homeoffice-Pauschale in Österreich zu erfüllen.

Am Ende des Berichts finden Sie eine Statistik, die den aktuellen Stand von Urlaubstagen, Überstunden und der bisher geleisteten Homeoffice-Tage zusammenfasst. So behalten Mitarbeiter alle relevanten Daten im Blick.

Stundenzettel

Weitere Features

Projektzeiterfassung

Behalten Sie jederzeit den Überblick über Budgets und aufgewendete Zeiten für jedes Ihrer Projekte.

Arbeitszeiterfassung

Erfassen Sie Arbeits- und Projektzeiten mühelos in einer einzigen, intuitiven Lösung - alles zentral in time cockpit.

Graphischer Kalender

Optimieren Sie Ihre Produktivität mit einem visuellen, benutzerfreundlichen Kalender, der Ihnen einen klaren Überblick über Ihre Zeitplanung gibt.

Anpassbarkeit

Passen Sie time cockpit individuell an Ihre internen Abläufe an und gestalten Sie ein Zeiterfassungssystem, das perfekt zu Ihrem Unternehmen passt.

Integration & Web API

Nutzen Sie die leistungsstarke Web-API von time cockpit, um Daten über HTTP, REST und JSON nahtlos zu integrieren und auszutauschen.

Enterprise Features

Profitieren Sie von skalierbaren Enterprise-Features, die speziell für die Anforderungen großer Unternehmen entwickelt wurden.

Sicherheit und Verfügbarkeit

Verlassen Sie sich auf höchste Datensicherheit und Verfügbarkeit dank zertifizierter Microsoft Azure Rechenzentren innerhalb der EU.

Funktionen erweitern und anpassen

Mit time cockpit haben wir die grundlegende Arbeit bereits für Sie erledigt. Standardaufgaben wie Eingabevalidierung, Benutzeroberflächenlayout und -stil sowie objektrelationales Mapping (ORM) für Datenbankinteraktionen sind nahtlos integriert. So können wir uns ganz auf die Anpassung der Plattform an Ihre spezifischen Anforderungen konzentrieren, ohne das Rad neu zu erfinden oder Ressourcen auf aufwändige Basisentwicklungen zu verwenden.

Anpassungen selbst vornehmen oder von uns umsetzen lassen

Unsere Plattform ist so konzipiert, dass Sie die Anpassungen entweder selbst vornehmen können oder diese von uns durchführen lassen. Ob Sie selbst gestalten möchten oder auf unsere Expertise zurückgreifen – wir unterstützen Sie flexibel und genau nach Ihren Wünschen.

Eine bewährte Plattform

Time cockpit hat sich in einer Vielzahl von Zeiterfassungsprojekten als flexible und anpassbare Lösung bewährt. Dank seiner Flexibilität ist die Plattform auch für nicht zeiterfassungsbezogene Projekte eine leistungsstarke Grundlage.

Minimierter Programmieraufwand

Time cockpit ermöglicht eine deutliche Reduzierung des Programmieraufwands. Entwickler können Datenstrukturen, Validierungsregeln, Geschäftslogik und sogar die Benutzeroberfläche deklarativ definieren – für schnelle und unkomplizierte Anpassungen.

Über 15 Jahre Erfahrung

Profitieren Sie von unserem Know-how aus über 15 Jahren in der Zeiterfassung und bewährten Best Practices. Schauen Sie sich an, wie wir time Cockpit für andere Kunden maßgeschneidert angepasst haben.

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Häufig gestellte Fragen

Ist die Arbeitszeiterfassung in Österreich und Deutschland gesetzlich vorgeschrieben?

Ja, in beiden Ländern sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren. In Deutschland ergibt sich diese Pflicht aus dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und wurde durch ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) bestätigt. In Österreich ist die Zeiterfassung im Arbeitszeitgesetz (AZG) geregelt.

Quellen:

Welche Arbeitszeiten müssen erfasst werden?

Erfasst werden müssen die tägliche Arbeitszeit, Pausen sowie Überstunden. Zudem sind Abweichungen von der vertraglichen Arbeitszeit, wie Mehrarbeit oder Arbeit an Sonn- und Feiertagen, zu dokumentieren.

Quellen:

Welche Methoden der Zeiterfassung sind erlaubt?

Die Zeiterfassung kann manuell (z. B. Stundenzettel), elektronisch oder automatisch erfolgen. Wichtig ist, dass die erfassten Daten revisionssicher und nachvollziehbar sind.

Welche Vorteile bietet digitale Zeiterfassung?

Software zur Arbeitszeiterfassung erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, reduziert Verwaltungsaufwand und bietet Transparenz über Arbeits- und Pausenzeiten. Sie ermöglicht zudem die Abbildung flexibler Arbeitsmodelle wie Homeoffice oder Gleitzeit.

Quellen:

Was passiert, wenn keine oder unzureichende Zeiterfassung erfolgt?

Fehlt die Arbeitszeiterfassung oder entspricht sie nicht den gesetzlichen Vorgaben, drohen Bußgelder und rechtliche Konsequenzen. Zudem können Arbeitgeber bei Streitigkeiten in Beweisnot geraten, insbesondere bei Überstunden oder Pausenregelungen.

Quellen:

Warum sind spezialisierte Zeiterfassungssysteme Excel Tabellen überlegen?

Spezialisierte Zeiterfassungssysteme wie time cockpit sind Excel überlegen, da sie automatisierte Prozesse, weniger Fehleranfälligkeit, höhere Datensicherheit und bessere Skalierbarkeit bieten. Zudem sind sie benutzerfreundlicher und erfüllen rechtliche Anforderungen wie Revisionssicherheit. Excel stößt insbesondere bei größeren Teams und komplexen Anforderungen schnell an Grenzen.

Welche Besonderheiten gelten für die Zeiterfassung bei Teilzeitbeschäftigten?

Teilzeitbeschäftigte unterliegen denselben gesetzlichen Anforderungen zur Zeiterfassung wie Vollzeitkräfte. Es ist entscheidend, die individuellen Arbeitszeitvereinbarungen korrekt zu dokumentieren, sodass die erfassten Zeiten den vertraglich festgelegten Stunden entsprechen. Dies stellt Transparenz und Fairness für beide Seiten sicher.

Quellen:

Gibt es besondere Anforderungen an die Zeiterfassung im Homeoffice?

Ja, die Dokumentationspflicht gilt auch im Homeoffice. Besonders in Österreich ist die Erfassung von Homeoffice-Tagen wichtig, da diese steuerlich begünstigt werden können, etwa durch das Homeoffice-Pauschale.

Quellen:

Welche Rolle spielt der Datenschutz bei der Zeiterfassung?

Arbeitszeiterfassung beinhaltet die Verarbeitung personenbezogener Daten und unterliegt den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass Daten zweckgebunden und sicher verarbeitet werden, und die Mitarbeiter über den Umgang mit ihren Daten informieren.

Quellen:

Welche Rolle spielt der Betriebsrat bei der Einführung von Zeiterfassungssystemen?

In Deutschland besitzt der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Änderung von Zeiterfassungssystemen gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Arbeitgeber müssen daher die Zustimmung des Betriebsrats einholen, bevor sie ein neues System implementieren. Ähnlich verhält es sich in Österreich, wo gemäß § 96 Arbeitsverfassungsgesetz (ArbVG) eine Zustimmungspflicht besteht. Diese Regelungen schützen die Interessen der Mitarbeiter und stellen sicher, dass die Systeme fair eingesetzt werden.

Quellen:

Auf der Suche nach einer neuen Zeiterfassungslösung?

Unsere Experten freuen sich darauf, Ihre individuellen Anforderungen mit Ihnen zu besprechen und Sie umfassend zu beraten.

Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns. In einem persönlichen Gespräch stellen wir Ihnen die Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von time cockpit vor und gehen gezielt auf die Lösungen ein, die Ihr Unternehmen am besten unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Fragen zu klären und gemeinsam herauszufinden, wie unsere Zeiterfassungslösung optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden kann.
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