Erste Schritte mit time cockpit

von Alexander Huber

Es sind nun sechseinhalb Jahre vergangen, seit wir 2010 mit Time Cockpit live gegangen sind. Im Laufe der Jahre haben wir verschiedene Unternehmen unterschiedlicher Größen und Branchen bedient. In diesem Artikel möchten wir eine hochrangige Checkliste von Fragen teilen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie Time Cockpit einführen möchten.

Worum geht es bei Time Cockpit?

Wenn Sie nach einer neuen Zeiterfassungslösung suchen und neu bei Time Cockpit sind, möchte ich kurz erläutern, was es ist und was es nicht ist. Anschließend können Sie selbst entscheiden, ob Time Cockpit die richtige Lösung für Sie ist und weiter lesen.

Was es ist

Time Cockpit wurde für Dienstleistungsunternehmen (oder IT-Abteilungen) entwickelt, die ihre Zeit an Kunden (intern oder extern) abrechnen. Sie möchten die Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter erfassen und zeitrelevante Themen, die für ein Unternehmen wichtig sind, in einer Software verwalten. Die Mitarbeiter unserer Kunden haben in der Regel ihren eigenen Computer oder zumindest regelmäßigen Zugang zu einem. Andernfalls könnten sie ihre Zeit nicht erfassen. Unternehmen aus den folgenden Branchen haben sich für Time Cockpit entschieden (in keiner besonderen Reihenfolge):

  • IT
  • Marketing
  • Produktion (oft Shared Services)
  • Versicherung
  • Telekommunikation
  • Ingenieurwesen (oft Shared Services)
  • Gesundheitswesen

Die meisten unserer Kunden teilen die gleichen Herausforderungen und Ziele. Sie wollen eine solide Lösung, die mit dem Unternehmen und seinen Bedürfnissen wächst, und sie möchten die Zeit, die Mitarbeiter für die genaue Zeiterfassung aufwenden, reduzieren. Darum geht es bei Time Cockpit.

Was es nicht ist

Das ist schwierig. Da Time Cockpit anpassbar ist, können Sie fast alles daraus machen. Aber Out-of-the-Box ist Time Cockpit

  • keine dedizierte Abrechnungssoftware
  • keine dedizierte Projektmanagement-Software
  • keine dedizierte Ressourcenplanungssoftware
  • keine dedizierte Kalender-Software
  • kein Lohnabrechnungssystem

Machen Sie keinen Fehler, Time Cockpit wird für all diese Zwecke verwendet. Es wurde jedoch für Kunden angepasst und erweitert, um die dedizierte Funktionalität bereitzustellen. Wenn Sie der Meinung sind, dass Time Cockpit ein guter Anfang ist, Ihnen jedoch ein wesentliches Feature fehlt, das in Ihrem Fall zu Time Cockpit gehören sollte, lassen Sie es uns wissen unter support@timecockpit.com.

Eine Checkliste für Kunden

Zeiterfassung wird in einem Unternehmen oft stiefmütterlich behandelt und die entsprechenden Projekte ebenso. Dabei steht sie tatsächlich im Mittelpunkt eines Dienstleistungsunternehmens. Und weil sie trotz ihrer Bedeutung nicht die größte Beachtung findet, möchten wir unsere Erfahrungen mit Time Cockpit Einführungsprojekten teilen. Vielleicht sind einige der hier gestellten Fragen einen Gedanken wert.

Wenn Kunden sich für Time Cockpit entscheiden, müssen sie sich verschiedene Fragen stellen. Auf sehr hoher Ebene lauten die Fragen:

  • Wer sind die Stakeholder des Systems?
  • Welche Funktionen möchte ich nutzen?
  • Wie möchte ich die Zeit erfassen?
  • Was möchte ich aus dem System herausholen?
  • Für welche Daten ist Time Cockpit das führende System?
  • Neuanfang vs. Migration
  • Wie sollte Time Cockpit in die bestehende Systemumgebung integriert werden?
  • Wie mit Workflows/Prozessen umgehen?
  • (Selber) machen oder kaufen?
  • Erfülle ich die technischen Anforderungen?

Keine Sorge, wir werden die folgende Liste, die entsprechenden Fragen und Deliverables auch in einer der nächsten Newsletter in komprimierter Form bereitstellen.

Time Cockpit Kickstart

Wenn Sie einfach mit Time Cockpit starten möchten, ohne es von Anfang an anzupassen, sollten Sie zumindest die folgenden Themen betrachten:

  • Neuanfang vs. Migration
  • Einarbeitung der Mitarbeiter
  • Kann ich die technischen Anforderungen erfüllen?

Wer sind die Stakeholder des Systems?

Bei einem typischen Kunden gibt es mindestens drei Arten von Mitarbeitern:

  1. Mitarbeiter, deren Arbeitszeit dem Kunden in Rechnung gestellt wird: Sie erfassen ihre Zeit auf (hoffentlich) abrechenbaren Einheiten wie einem Kunden, Projekt oder Aufgabe. Für sie ist Time Cockpit das Anwesenheits- und projektbasierte Zeiterfassungssystem.
  2. Mitarbeiter und Backoffice: Ihre Arbeit ist normalerweise nicht abrechenbar. Für sie ist Time Cockpit das Anwesenheitszeiterfassungssystem.
  3. Management: Sie erfassen ihre Zeit oft überhaupt nicht, sondern interessieren sich nur für die Auswertung der Zeiterfassung (Berichte, Listen etc.).

Die Frage hier lautet:

  • Welche Stakeholder haben Sie in Bezug auf Time Cockpit und wie müssen diese im System berücksichtigt werden?

Welche Funktionen möchte ich nutzen?

Zum Zeitpunkt dieses Schreibens gibt es die folgenden Funktionen, die aus geschäftlicher Sicht für einen Kunden wichtig sind.

Projektbasierte Zeiterfassung (oder worauf auch immer Sie Ihre Zeit erfassen möchten)

Das ist die Aufgabe, für die Time Cockpit entwickelt wurde. Bitte konzentrieren Sie sich nicht zu sehr auf “projektbasiert”. Time Cockpit wird in der Regel angepasst, um Ihnen zu ermöglichen, die Zeit auf die von Ihnen gewünschte Einheit zu erfassen. Beispiele sind die Zeiterfassung auf Kunden, Kostenstellen, Bestellungen, Arbeitselemente und die Liste geht weiter.

Die Frage hier lautet:

  • Auf welche Einheit möchten Sie Ihre Zeit erfassen und ist die Granularitätsebene angemessen?

Für Abrechnungszwecke kann es ausreichen, die Zeit auf Kundenebene zu erfassen. Für interne Analysen möchten Sie jedoch möglicherweise Daten auf Aufgabenebene pro Projekt haben. Dies ist genau die Granularität, die wir mit dem Standarddatenmodell von Time Cockpit bereitstellen.

Bitte beachten Sie, dass dies eine der wichtigsten Entscheidungen ist, die Sie in Ihrem Time Cockpit-Leben treffen werden. Die Entscheidung, auf welche Einheit Sie Ihre Zeit erfassen, beeinflusst, welche Daten in Time Cockpit importiert werden müssen, was Sie aus dem System herausholen und wie Ihre Mitarbeiter Time Cockpit nutzen werden. Wenn Ihre Mitarbeiter gezwungen sind, ihre Zeit auf einer sehr granularen Ebene zu erfassen, kann die Zeiterfassung mühsam werden. Andererseits, wenn Sie keine bestimmte Granularitätsebene erfordern, erhalten Sie nicht die Daten, die Sie aus dem System haben möchten.

Anwesenheitszeiterfassung

Anwesenheitszeiterfassung bedeutet, dass Sie Time Cockpit mitteilen, wie lange Sie gearbeitet haben. Es spielt keine Rolle, ob Sie für eine abrechenbare Einheit gearbeitet haben oder administrative Aufgaben erledigt haben. Wenn Sie Time Cockpit für die Anwesenheitszeiterfassung verwenden, erhalten Sie Zugriff auf einige Funktionen, die Sie nicht sinnvoll nutzen können, wenn Sie Time Cockpit nur für die projektbasierte Zeiterfassung verwenden. Bei der projektbasierten Zeiterfassung ist es nicht notwendig, dass Sie Ihre gesamte Arbeitszeit eines Tages beispielsweise einem Projekt zuweisen. Das bedeutet, dass Sie möglicherweise weniger Zeit in Time Cockpit erfassen, als Sie tatsächlich im Unternehmen gearbeitet haben.

Fast alle unserer Unternehmen nutzen Time Cockpit so, dass projektbasierte Zeiterfassung == Anwesenheitszeiterfassung. Das bedeutet, dass jeder Zeiteintrag in Time Cockpit einer Art von Einheit zugeordnet wird, sei es abrechenbar (ein Kundenprojekt) oder nicht (ein internes Projekt, z.B. Management/Backoffice).

Als Ergebnis können Sie Ihre abrechenbare Zeit, die Zeit, die Sie für interne Aufgaben aufgewendet haben, und auch die Anwesenheitszeit eines Mitarbeiters erfassen.

Die Frage hier lautet:

  • Möchte ich nur die auf abrechenbare Einheiten (Kunden, Projekte, Aufgaben usw.) aufgewendete Zeit erfassen oder auch die Anwesenheitszeit der Mitarbeiter?

Abwesenheitszeitmanagement

In Time Cockpit können Sie Feiertage, Urlaubsansprüche, Urlaube, Krankheitszeiten und Überstunden verwalten. Diese werden verwendet, um die Abweichung zwischen Soll- und Ist-Stunden zu berechnen (siehe Soll-Ist-Vergleich der Arbeitszeit). Um die Funktion des Soll-Ist-Stunden-Vergleichs vollständig zu nutzen, empfiehlt es sich, die Abwesenheitszeiten in Time Cockpit zu verwalten.

Um die Funktion vollständig zu nutzen, sollten Sie die folgenden Dinge bereitstellen (Deliverables):

  • Urlaubskalender (falls Sie Mitarbeiter mit unterschiedlichen Feiertagen haben)
  • Feiertage der jeweiligen Urlaubskalender/Länder
  • Urlaube
  • Feiertage
  • Krankheitszeiten
  • Überstunden

Die Fragen lauten:

  • Möchte ich Time Cockpit für die Anwesenheitszeiterfassung verwenden?
  • Importiere ich die Abwesenheitszeiten oder verwalte ich sie manuell in Time Cockpit (was ist das führende System)?

Wenn Sie bestehende Systeme für Abwesenheitszeiten haben und diese nicht durch Time Cockpit ersetzen können (z.B. weil Sie Teil eines größeren Unternehmens sind), sollten Sie darüber nachdenken, einen Import aus dem bestehenden System in Time Cockpit zu implementieren. Dann ist es nicht notwendig, das bestehende System zu ersetzen.

Vergleich von Soll- und Ist-Arbeitszeiten

Voraussetzung: Zeiterfassung der Anwesenheitszeiten

Wenn Sie sich für projektbasierte Zeiterfassung entscheiden == Zeiterfassung der Anwesenheitszeiten, kann time cockpit eine Abweichung von Soll- und Ist-Arbeitsstunden berechnen. Die Zeiteinträge im Stundenplan eines Mitarbeiters repräsentieren die tatsächlichen Arbeitsstunden. Die geplanten Arbeitsstunden (die Soll-Stunden) werden aus den Stunden eines Arbeitsvertrags eines Mitarbeiters und den Abwesenheitszeiten eines Benutzers (Feiertage, Urlaub, Krankheitszeiten usw.) berechnet.

Die Frage hier lautet:

  • Möchte ich time cockpit verwenden, um die tatsächlichen Arbeitsstunden mit den geplanten Arbeitsstunden zu vergleichen?

Wenn die Antwort ja lautet, wird die Ausgabe von time cockpit oft zur Berechnung von Löhnen verwendet. Time cockpit liefert die Abweichung zwischen Soll- und Ist-Stunden. Die Bewertung von Überstunden erfolgt normalerweise in dedizierten Systemen und Lohnbuchhaltungen.

Um die Funktion vollständig nutzen zu können, sollten Sie bereit sein, die folgenden Dinge (Ergebnisse) bereitzustellen:

  • Die Arbeitsstunden pro Tag für einen bestimmten Benutzer (wöchentliche Arbeitsstunden)
  • Urlaub
  • Feiertage
  • Krankheitszeiten
  • Ausgleichszeiten

Arbeitszeitgrenzen und Verstöße

Voraussetzung: Zeiterfassung der Anwesenheitszeiten

Basierend auf den tatsächlichen Arbeitsstunden und einem Satz von Regeln zur Arbeitszeit kann time cockpit Ihnen eine Liste von Verstößen gegen die Arbeitszeit zur Verfügung stellen. Ein Arbeitszeitverstoß in Österreich ist z. B., wenn ein Mitarbeiter mehr als 10 Stunden pro Tag arbeitet oder wenn nach 6 Stunden keine Pause von mindestens 30 Minuten erfolgt. Standardmäßig wird time cockpit mit den Standardregeln für Österreich und Deutschland ausgeliefert. Sie können jedoch auch die anwendbaren Regeln Ihres Landes oder sogar Ihre eigenen Regeln definieren.

Bitte beachten Sie, dass time cockpit nur die Arbeitszeitverstöße identifiziert. Es hindert Mitarbeiter nicht daran, länger zu arbeiten und diese zu verfolgen.

Die Fragen hier lauten:

  • Möchte ich time cockpit verwenden, um Verstöße gegen die Arbeitszeit zu identifizieren?
  • Welche Arbeitszeitgrenzen gelten in meinem Land?
  • Gibt es Arbeitszeitgrenzen, die ich neben den Vorschriften in meinem Land berücksichtigen möchte?
  • Wie möchte ich mit Arbeitszeitverstößen in meinem Unternehmen umgehen?

Um die Funktion vollständig nutzen zu können, sollten Sie bereit sein, die folgenden Dinge (Ergebnisse) bereitzustellen:

  • Die Arbeitszeitgrenzen für Ihre Mitarbeiter

Signalverfolgung

Die Signalverfolger sind manchmal ein stark diskutiertes Feature in einem Unternehmen, das time cockpit verwendet. Alles über ihre Funktionsweise und ihren Nutzen finden Sie unter: https://www.timecockpit.com/features/.

Die Entscheidung, ob die Signalverfolger verwendet werden sollen oder nicht, sollte den Mitarbeitern überlassen werden. Sie sollen den Mitarbeitern helfen, ihre Zeiterfassung schneller zu erledigen. Wenn sie diese nicht benötigen oder nicht möchten, dass etwas verfolgt wird, können die Signalverfolger vom Benutzer deaktiviert werden.

Die Entscheidungen, welche Funktionen Sie in Ihrem Unternehmen verwenden möchten, bestimmen, wie die Arbeit in einem Einführungsprojekt verläuft.

Wie möchte ich die Zeit verfolgen?

Wie bereits erwähnt, handelt es sich hierbei um eine zentrale Frage. Sie bestimmt potenzielle Importe, das Zeiterfassungsverhalten Ihrer Mitarbeiter und potenzielle Berichte und Abrechnungen. Die meisten unserer Benutzer verwenden das Standard-Datenmodell von time cockpit, das heißt, sie erfassen ihre Zeit für Projekte und optional für Aufgaben. Es gibt einige Fragen, die Sie sich stellen können, um die Einheit zu bestimmen, auf der Sie Ihre Zeit erfassen.

  • Welche Stakeholder sollen time cockpit verwenden?
  • Worauf erfasse ich derzeit die Zeit? Ist die Granularität in Ordnung oder muss ich sie ändern?
  • Benötigen meine Kunden die Zeiterfassungen auf besondere Weise?
  • Was möchte ich aus dem System herausbekommen?
    • Aufwand für abrechenbare Einheiten
    • Aufwand bei internen Aufgaben
    • Aufwand für verschiedene Aktivitätstypen (Entwicklung, Management, Back Office…)
  • Habe ich bestehende Zeiteinträge, die migriert werden müssen?

Viele Fragen, die gestellt werden müssen. Unsere Empfehlung ist, es einfach zu halten. Software-Systeme tendieren dazu, von selbst komplex zu werden :-). Haben Sie keine Angst, den Status quo zu hinterfragen und Dinge zum Besseren zu ändern.

Neuimplementierung vs. Migration

Normalerweise empfehlen wir einen sauberen Schnitt. Das bedeutet, dass keine Zeiteinträge aus einem alten in ein neues System migriert werden. Migration hat verschiedene Auswirkungen:

  • Oft werden schlechte Praktiken in das neue System übernommen. Der Wert für den Kunden steigt nicht sehr.
  • Möglicherweise starten Sie mit Hunderttausenden von Zeiteinträgen.
  • Beträchtlicher Aufwand für einen Kunden, um Legacy-Daten für die Verwendung im neuen System zu konsolidieren.

Wir sind uns jedoch bewusst, dass es Szenarien gibt, in denen eine Migration erforderlich ist. Wenn Sie Ihr Projektcontrolling in time cockpit durchführen möchten, benötigen Sie natürlich alle Zeiteinträge für ein bestimmtes Projekt. Andernfalls ist keine Kontrolle möglich.

Allgemeine Importe

Um Ihre Daten (z. B. Basisdaten wie Kunden, Projekte usw.) in time cockpit zu bringen, haben Sie folgende drei Möglichkeiten:

  • Manuell Ihre Basisdaten hinzufügen ODER
  • Die zu importierenden Daten im Excel-Format ODER
  • Ein nachgelagertes System, aus dem wir die Daten importieren können. Diese Option erfordert die individuelle Entwicklung des Imports, kann aber auch für einen periodischen Import verwendet werden.

Import von Zeiteinträgen im Stundenplan

Die Fragen hier lauten:

  • Welche Daten benötige ich wirklich historisch?
  • Wenn ich historische Daten benötige, benötige ich alle historischen Daten? Wenn Sie Projektcontrolling durchführen möchten, könnten Sie sich entscheiden, alle abgeschlossenen Projekte zu entfernen und nur Zeiteinträge aktiver Projekte zu importieren.

Bitte beachten Sie, dass Sie nicht alle Zeiteinträge importieren müssen, um den aktuellen Arbeitszeit-Saldo eines Mitarbeiters zu bestimmen. In time cockpit können Sie eine sogenannte Überstundenkorrektur erstellen. Wenn time cockpit eingeführt wird, wird eine Überstundenkorrektur festgelegt, um den Arbeitszeit-Saldo in time cockpit zu übertragen. Dasselbe gilt für Urlaube. Sie können in time cockpit einen Urlaubsanspruch erstellen, der den neuen Urlaubsanspruch ab einem bestimmten Wirksamkeitsdatum darstellt.

Einarbeitung von Mitarbeitern

Eine Sache, die absolut notwendig ist, ist die Einarbeitung von Mitarbeitern.

Die Fragen hier lauten:

  • Welche Funktionen möchte ich verwenden? Nur projektbasierte Zeiterfassung oder projekt- und anwesenheitsbasierte Zeiterfassung?

Um die Funktionen vollständig nutzen zu können, sollten Sie bereit sein, die folgenden Dinge bereitzustellen:

  • Eine Liste von Benutzern mit Namen, E-Mail und Eintrittsdatum
  • Pro Benutzer
    • die wöchentlichen Arbeitsstunden
    • den aktuellen Saldo der Arbeitszeit
    • den aktuellen Urlaubsanspruch
    • eine Liste der Feiertage
    • die Urlaube des Benutzers (optional)
    • die Rollen, die der Benutzer im System haben sollte (Admin, Benutzer)
    • die Arbeitszeitregeln (für Arbeitszeitverstöße) (optional)

Wie sollte sich Time Cockpit in die vorhandene Systemumgebung integrieren?

Time cockpit ist oft nicht das erste System, das in einem Unternehmen eingeführt wird. Normalerweise muss time cockpit in eine gesamte Systemumgebung integriert werden. Time cockpit bietet verschiedene Mechanismen zur Integration mit vorhandenen Systemen an.

Im Allgemeinen empfehlen wir, die Systeme das tun zu lassen, was sie am besten können. Time cockpit ist kein Kollaborationstool wie SharePoint, es ist kein Abrechnungssystem wie billomat, kein ERP-System wie Navision und kein CRM-System wie CRM. Time cockpit muss jedoch höchstwahrscheinlich mit solchen Systemen integriert werden.

Die Fragen hier lauten:

  • Welche Daten benötige ich in time cockpit (siehe auch Wie möchte ich die Zeit erfassen)?
  • Welches System sollte für welche Daten führend sein? CRM für Kunden, Navision für Projekte usw.
  • Wie oft wird time cockpit Daten von einem anderen System benötigen
    • Einmal -> Excel-Import
    • Periodisch -> Geplanter Import (z. B. Aufgaben von Team Foundation Services)
  • Welches System wird auf Daten von time cockpit angewiesen sein (Abrechnung, Lohnbuchhaltung)?
    • In welchem Format benötigen die nachgelagerten Systeme die Daten?
      • Papier -> Berichterstellung
      • Digital -> Geplanter Export
    • Wie oft muss time cockpit Daten exportieren?

Oft ersetzt time cockpit andere Systeme und übernimmt die Rolle als führendes System. Dies ist oft der Fall bei Kunden und Projekten. Wenn time cockpit die Führung für Basisdaten übernimmt, müssen Sie überprüfen, von welchen nachgelagerten Systemen die Daten nun in time cockpit abhängen.

Für periodische Importe und Exporte verwenden wir hauptsächlich Azure WebJobs oder Azure Functions.

Wie sollen Workflows/Geschäftsprozesse gehandhabt werden?

Wenn ein Unternehmen aus mehr als 3 Personen besteht, werden wahrscheinlich einige Workflows vorhanden sein. Beispiele für Workflows im Zusammenhang mit time cockpit sind:

  • Wöchentlicher/monatlicher Genehmigungsworkflow für Zeiteinträge
  • Genehmigungsworkflow für Urlaube
  • Benachrichtigungen im Falle bestimmter Geschäftsfälle (z. B. Arbeitszeitverstöße…)

Es gibt einige Fragen, die Sie im Zusammenhang mit einem time cockpit-Einführungsprojekt stellen sollten.

Die Fragen sind:

  • Welche digitalen Workflows gibt es im Unternehmen?
  • Sollen Workflows in time cockpit migriert werden?
  • Welche analogen Workflows gibt es im Unternehmen (z. B. manuelle Urlaubsfreigabe)?
  • Sollen manuelle Workflows in der digitalen Umgebung unterstützt werden?

Wenn Sie mehr über Genehmigungsprozesse und wie wir sie typischerweise implementieren möchten, erfahren möchten, werfen Sie einen Blick auf https://www.timecockpit.com/blog/2014/08/28/Learn-From-Best-in-Class-Confirmation-and-Approval-Processes.

Selber Machen oder Kaufen?

Dies ist eine Art strategische Entscheidung und hängt davon ab, wie Ihr eigenes Unternehmen aufgestellt ist. Wenn Ihr Unternehmen eigene Entwickler oder interessierte Personen hat, können diese Personen time cockpit einführen und die Dinge weiter vorantreiben. In diesem Fall macht es Sinn, Wissen aufzubauen, um die meisten Anpassungsaufgaben selbst zu erledigen. Bei Bedarf stehen wir von time cockpit gerne zur Verfügung, um bei Konzeption und Implementierung zu helfen.

Wenn Ihr Unternehmen nicht viel mit IT und Software zu tun hat, sind Sie möglicherweise besser beraten, wenn Sie uns die Anpassung überlassen. Im Endeffekt sparen Sie dadurch Zeit und Geld.

Sie sollten sich fragen:

  • Ist time cockpit eine strategische Software, die Sie durch Anpassungen in vollem Umfang nutzen möchten (oder nur die Standardfunktionen)?
  • Haben Sie dedizierte (Entwicklungs-)Ressourcen, die Sie bereit sind einzusetzen?

Erfülle ich die technischen Anforderungen?

Wenn Sie den Web-Client verwenden möchten, gibt es keine besonderen Voraussetzungen abgesehen von einem aktuellen Webbrowser. Wenn Sie den Vollclient verwenden möchten, sollten Sie jedoch die folgenden Voraussetzungen berücksichtigen:

  • Betriebssystem
    • Win 7 oder höher
    • Alle Windows-Updates auf dem neuesten Stand
  • Administratorrechte für die Installation
  • Konnektivität:
    • Internetverbindung zur Synchronisierung mit dem Server
    • Port 1433 ausgehend offen (benötigt für das SQL Server TDS-Protokoll)

Sie können die Installationsanforderungen in unserer Online-Hilfe nachlesen.

Best Practices

Zu guter Letzt gibt es einige allgemeine bewährte Methoden und Richtlinien, die Ihnen helfen werden, time cockpit zu betreiben.

Anwendungsbesitzer @ Kunde

Es ist hilfreich sowohl für den Kunden als auch für uns, wenn in der Firma des Kunden ein dedizierter Anwendungsbesitzer definiert ist. Der Anwendungsbesitzer ist der zentrale Ansprechpartner für die Mitarbeiter des Kunden und auch für uns als Dienstleister. Der Anwendungsbesitzer sammelt alle mit time cockpit zusammenhängenden Dinge im Unternehmen (z. B. Probleme, Änderungsanfragen usw.) und kommuniziert sie an uns. Diese Maßnahme reduziert den Aufwand für den Kunden und für uns. Darüber hinaus kann der Anwendungsbesitzer sicherstellen, dass time cockpit in die geplante Richtung entwickelt wird.

Einheitlicher Kommunikationskanal

Wir bei time cockpit verwenden Zendesk, um alle unsere kundenbezogenen Kommunikationen zu bearbeiten. Das heißt, support@timecockpit.com ist die Adresse für alle mit time cockpit zusammenhängenden Anliegen. Wir bearbeiten Probleme, Informationen zur technischen Wartung und auch Änderungsanfragen über Zendesk. Durch die Verwendung von Zendesk sind alle Kommunikationen dokumentiert und nachverfolgbar (für den Kunden und für uns). Wenn jemand uns anruft oder uns eine Direkt-E-Mail schreibt, ist diese Korrespondenz nur für eine Person verfügbar. Wenn Sie jedoch Ihre Anfrage an support@timecockpit.com richten, kann das gesamte Personal das Ticket sehen und daran arbeiten. Das bedeutet, es besteht keine Abhängigkeit von nur einer einzelnen Person hier bei time cockpit.

Fazit

Nun, es gibt viele potenzielle Fragen, die Sie stellen können, wenn Sie ein neues Zeiterfassungssystem einführen möchten. Meiner Meinung nach sind viele dieser Fragen nicht spezifisch für time cockpit, sondern gelten auch für andere Zeiterfassungssysteme. Lassen Sie sich nicht von der Liste der Fragen entmutigen! Sie repräsentieren nur eine Liste aller Fragen, mit denen wir uns in den letzten Jahren befasst haben. Einige Dinge mögen überhaupt nicht auf Sie zutreffen.

Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie alle oben genannten Herausforderungen/Fragen angehen sollten, dann empfehlen wir einen inkrementellen Ansatz. Beginnen Sie am Anfang klein und einfach (KISS) und starten Sie mit dem Minimum. Geben Sie sich etwas Zeit, um zu sehen, wie es läuft, und planen Sie Ihre nächsten Schritte entsprechend. Überprüfen Sie, ob time cockpit Ihre Anforderungen erfüllt, und entscheiden Sie, ob Sie bereit sind, mehr Zeit zu investieren, um Ihre Prozesse zu professionalisieren usw.

Umsetzungspartnerschaft

Eine Säule unseres Geschäftsmodells ist es, unsere Dienstleistungen Kunden anzubieten. Wir führen time cockpit gemeinsam mit dem Kunden ein und betreuen die Kunden über den gesamten Lebenszyklus von time cockpit. Wenn Sie Kunden haben, die von time cockpit profitieren würden und auch Beratungsleistungen benötigen, lassen Sie es uns wissen. Wir stellen Ihnen die erforderlichen Ressourcen zur Verfügung, damit Sie die Anpassungen für Ihre Kunden durchführen können. Schreiben Sie uns einfach eine E-Mail an support@timecockpit.com, und wir werden uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden.