Solvion Information Management

Rainer: Herzlich willkommen zu unserem heutigen Video-Interview rund um time cockpit und ich habe heute bei mir Matthias Schreiner von der Firma Solvion. Einen schönen Nachmittag, Matthias. Herzlichen Dank, dass du dich bereit erklärt hast, mit uns dieses Gespräch heute zu führen.

Matthias: Schönen Nachmittag, Rainer. Sehr gerne, kein Problem.

Rainer: Das freut mich sehr. Wir versuchen immer durch diese Interviews den Kunden und Interessenten ein Gefühl dafür zu geben, wie es so ist, time cockpit zu nutzen, welche Erfahrungen Unternehmen mit time cockpit, aber auch ganz allgemein rund um das Thema Zeiterfassung gemacht haben und machen. Und in diesem Sinne freut es mich sehr, dass wir heute ein klein wenig einen Einblick in die Welt von Solvion Information Management bekommen. Matthias, darf ich dich zur Einleitung bitten, dass du uns ein klein wenig über Solvion und über deine Rolle bei Solvion erzählst?

Matthias: Also Solvion Information Management existiert schon seit mehr als 20 Jahren. Seit 2002 wurde die Firma gegründet. Begonnen hat alles bei der Solvion mit individueller Softwareentwicklung im .NET, aber auch im Java-Umfeld. Später wurden dann immer mehr Implementierungen mit Microsoft-Technologien, wie zum Beispiel SharePoint, gemacht und entwickelt. Es kam dann auch immer mehr die Collaboration-Schiene auf, also Lync, Telefonie mit Computern. Man kennt das Skype4Business also Lync. Damit bin ich auch als erstes in Berührung gekommen bei der Firma und mittlerweile sind wir ganz, ganz stark im Microsoft-Umfeld unterwegs. Microsoft 365, Azure, alles, was den modernen Arbeitsplatz betrifft, machen wir, unterstützen wir unsere Kunden damit, damit eben neue Arbeitsweisen, neue Technologien bei ihnen Einzug finden und der Alltag von den ganzen Mitarbeitenden unserer Kunden, Lieferanten und Partner eben so optimal wie möglich gestaltet werden kann. Ich bin seit 2011 bei der Firma, bin im Zuge meines Studiums bereits dazugestoßen, war zuerst eben im Lync 2013, 2010 dann Skype for Business Projektumfeld tätig als Consultant und seit 2018, 2019 habe ich die IT-Manager-Rolle inne. Das heißt, ich bin aktuell verantwortlich für die gesamte interne IT bei uns, alles was Hardware, Software, Lösungen, IT-Projekte bei uns intern betrifft, damit eben unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen optimal arbeiten können.

Rainer: Das klingt spannend. Ihr seid ja da in einem sehr zukunftsträchtigen Gebiet unterwegs. Dieses ganze Thema Productivity in der Cloud, Microsoft 365, natürlich die jetzt kommenden Co-Piloten, KI und so weiter. Ich kann mir vorstellen, dass in so einem Geschäftsumfeld, wo sich ständig Dinge weiterentwickeln, es eine ganz schöne Herausforderung ist, die Prozesse halbwegs im Griff zu halten. Bei anderen Firmen, die in ähnlichen Bereichen arbeiten wie ihr, haben wir gesehen, dass es eine ziemliche Herausforderung ist, dass man Arbeitszeiterfassung, Projektverwaltung, Abrechnung und so weiter koordiniert und nahtlos zusammenführt. Mich würde interessieren, beziehungsweise ich glaube, dass das auch unsere anderen Kunden oder Interessenten interessieren könnte, vor welchen Herausforderungen ihr gestanden seid, bevor ihr time cockpit eingeführt habt. Kannst du uns dazu ein paar Sachen sagen?

Matthias: Bevor wir TimeCockpit eingesetzt haben, hatten wir eine selbstgeschriebene Software im Einsatz für unsere Zeiterfassung. Die war wirklich nur auf das Wesentlichste reduziert. Das heißt, wir hatten kaum Schnittstellen in andere Systeme wie zum Beispiel Navision. Mit Navision haben wir unsere Rechnungen gelegt. Das war mühsam händisch notwendig, nur wirklich die Arbeitszeit wurde da synchronisiert und die Software hat auch keine Automatisierungen zugelassen bzw. waren diese nicht implementiert. Es war relativ mühsam für die ganzen Projektleiter, vor allem die Rechnungslegung durchzuführen, da es hier kaum Integration gab. Und das Schöne an time cockpit zum Beispiel ist jetzt, dass es auch eine Web-App ist. Das heißt, wir müssen nichts installieren, die Mitarbeiter tauschen ihr Notebook, können sofort über die Web-App weiterarbeiten. Keine Installation ist notwendig und das erleichtert natürlich den tagtäglichen Umgang damit enorm.

Rainer: Du sprichst hier eine ganz wichtige Fragestellung an und das wäre sicherlich für viele auch interessant. Time cockpit ist ja eine Standardsoftware und manchmal schrecken Organisationen vor Standardsoftware zurück, weil sie das Gefühl haben, dass diese Standardsoftware nicht ausreichend auf ihre Bedürfnisse hin angepasst werden können. Insbesondere geht es hier bei Zeiterfassung oft um solche Importprozesse oder Integrationen, wie du sie gerade angesprochen hast. Soweit ich aus der Erfahrung weiß, habt ihr einige Anpassungen an Time cockpit gemacht bzw. machen lassen. Kannst du uns ein wenig mehr darüber erzählen, wie ihr Tim eCockpit angepasst habt oder anpassen habt lassen, damit diese Integration in eure Umgebung wirklich gut funktioniert?

Matthias: Ja, mittlerweile verwenden wir nicht mehr Navision, sondern Business Central auch in der Cloud. Also haben wir uns hier auch an die nächste Version und die Cloud-Version herangewagt. Aber wir haben schon mit Navision einen Debitoren-Sync durchgeführt. Das heißt, die Debitoren, die in unterschiedlichsten Systemen natürlich notwendig sind, also unsere Kunden, wurden in Navision jetzt „Business Central“ angelegt oder werden dort angelegt und dann erfolgt ein Sync in Time cockpit. Das heißt, die Debitoren mit ihren Stammdaten werden einmalig erfasst und Time cockpit hat sie dann zur Verfügung, eben aus Business Central heraus. Wir haben auch noch andere Integrationen mit, zum Beispiel eine wesentliche Integration ist der Sync mit Azure DevOps. Das heißt, die Backlog-Items unserer Entwickler stehen den Projektleitern in Time cockpit zur Verfügung. Auf diese Backlog-Items aus DevOps buchen unsere Mitarbeiterinnen und sie können dort zugeordnet und verlinkt werden und somit ist es für einen Projektleiter einfacher möglich Budgetkontrolle, Projektcontrolling durchzuführen, aber auch für zum Beispiel die Softwareentwickler oder Consultants auf den richtigen Tätigkeiten im jeweiligen Projekt zu buchen, weil die Backlog-Items eben mit den Tätigkeiten verknüpft sind. Also eine Integration DevOps und Time cockpit. Außerdem haben wir eine Integration in unser Data Warehouse, das heißt unser Data Warehouse greift datenbankseitig fast alle Daten von Time cockpit, alle Zeitbuchungen unserer Mitarbeiterinnen ab, auch sonstige Erlöse zum Beispiel, die wir an Kunden weiterverrechnen, die werden mit unseren anderen Daten, wie zum Beispiel Artikel, die wir auch weiterverrechnen, gemerged und somit ist Time cockpit oder die Daten aus Time cockpit, die sind eine wesentliche Basis für unser ganzes Data Warehouse und die ganze Steuerung vom Unternehmen. Auf Basis der Daten treffen wir Entscheidungen, um uns entsprechend weiterzuentwickeln. Das heißt, die Gesamtheit, da wir ja sehr dienstleistungslastig sind, ist die gesamte Dienstleistung und die verrechnenden Stunden, die wir zum Beispiel unseren Kunden weiterverrechnen, die wandern dann eins zu eins in Data Warehouse und wir sehen sofort am Monatsende, Jahresende alle möglichen Reporting und Auswertungen dazu und können darauf basierende Entscheidungen treffen.

Rainer: Wow, da könnt ihr stolz drauf sein. Gratulation. Das klingt wie ein wirklich eingespieltes Team, wie ein gut geschmiertes Uhrwerk. Ich kann mir vorstellen, in einem Unternehmen wie dem euren, geht es nicht immer nur um das Projektgeschäft, sondern man muss die Kunden wahrscheinlich auch, wenn man die Software mal geliefert hat oder etwas eingeführt hat, unterstützen. Und ich kenne das von unserem eigenen Unternehmen, dass ein nicht geringer Teil in Supportarbeit reinfließt. Support, Support-Tickets. Ich schätze mal, dass auch das in eurer Zeiterfassungslösung gesamtheitlich gesehen, in die Prozesse aber auch technisch gesehen mit Time cockpit wahrscheinlich zu integrieren war, oder?

Matthias: Die Zendesk-Integration wurde heiß von uns herbeigesehen. Die hatten wir nicht von Anfang an, haben aber dann im Supportprozess festgestellt, dass wir vom Zendesk heraus bereits eine Out-of-the-Box-Integration in Richtung Azure DevOps haben und haben festgestellt, dass eigentlich nur mehr die Integration in Time cockpit fehlt und unsere Supportmitarbeiter und Ticketverantwortlichen mit dieser Integration das System Zendesk oder die Web-App Zendesk nicht mehr verlassen müssen. Daher haben wir eben mit euch gesprochen und es wurde eine Integration getroffen. Das heißt, unsere Support-Mitarbeiterinnen können direkt aus Zendesk heraus Tätigkeiten in den jeweiligen Projekten anlegen oder verlinken, genauso wie sie das auch mit Azure DevOps Backlog-Items können. Und das ist natürlich für den Prozess eine enorme Erleichterung und auch Zeitersparnis, weil die Leute direkt im Ticket-System das ganze Ticket-Management durchführen können. Von A bis Z antworten ans Ticket, Backlog-Item erstellen für Softwareentwickler, Consultants, für die Planung wichtig und ganz wesentlich Time cockpit-Tätigkeiten erstellen oder verlinken, damit eben die Consultants, Softwareentwickler oder Supportmitarbeiter auch direkt darauf buchen können. Alles aus einer Maske, nämlich Zendesk.

Rainer: Ja, wir sehen das immer wieder. Die erfolgreichen Kunden von uns, die hören da wirklich auf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und versuchen, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern das Thema auch einfach leichter zu machen, indem hier Schnittstellen geschaffen werden, indem Doppelgleisigkeiten entfernt werden. Ich kann mir das sehr gut vorstellen, dass euer Team das hier wertschätzt, dass hier einfach wenig doppelt und sinnlos gemacht werden muss. Apropos, es ist ja so, dass Zeiterfassung für uns zwar das ist, was wir liebend gerne machen, weil das ist das, wo unsere Passion ist. Aber normalerweise in anderen Unternehmen ist jetzt Zeiterfassung nicht unbedingt die Lieblingstätigkeit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Ich habe von meinen Kollegen gehört, dass ihr großen Wert darauf legt, auch in diesem Bereich das Thema Zeitbuchen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu vereinfachen. Ich habe da Themen gehört, wie automatische Leistungszeitgewichtung, vereinfachte Reisezeitabrechnung und solche Dinge. Es würde mich sehr interessieren, welche Auswirkungen diese Automatisierung der Arbeit auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hat, auf die Akzeptanz eines Zeiterfassungssystems und dann natürlich auch auf das reibungslose Ablaufen von Prozessen und eventuell sogar den verrechenbaren Umsatz. Da würde es mich sehr interessieren, welche Erfahrungen ihr hier gemacht habt.

Matthias: Die ganzen Automatisierungen oder auch Überprüfungen im Hintergrund, die da alle reinwirken, waren ein wesentlicher Punkt, warum die Akzeptanz von Time cockpit bei uns enorm gestiegen ist. Wie du bereits erwähnt hast, die Zeiterfassung, die Buchungen sind eigentlich ein notwendiges Übel für unsere Mitarbeiterinnen. Natürlich. Sie wollen sich auf andere Dinge fokussieren, aber gerade wie zum Beispiel die Gewichtung von den Zeitbuchungen. Das heißt, wir verrechnen außerhalb von der Normalarbeitszeit Aufschläge auf unsere Kunden, zum Beispiel, wenn wir in der Nacht arbeiten müssen oder abends arbeiten müssen. Das kommt relativ häufig bei uns vor, da wir im IT-Bereich-Umfeld sind und nicht immer Integrationen, Neustarts etc. während der Normalarbeitszeit durchführen können, da es zu Ausfällen kommt. Und hier ist es ganz wichtig, dass dieser Aufschlag automatisch von Time cockpit ermittelt wird. Der Mitarbeiter muss lediglich bei der Buchung angeben, die Buchung ist jetzt außerhalb der Normalarbeitszeit wahrscheinlich und das System prüft, wie lange die Normalarbeitszeit geht und wie die Gewichtung für den jeweiligen Kunden bzw. das jeweilige Projekt ausschaut. Würde das System uns das nicht abnehmen, müsste sich zum Beispiel ein Softwareentwickler, ein Consultant, ein Systemadministrator von uns mit dem Projektleiter kurz stimmen und nachfragen, wie er denn einen Aufschlag, falls es überhaupt gibt, zu buchen hat. Das ist absolut nicht mehr notwendig. Das ist eine enorme Erleichterung des Buchens und die Mitarbeiterinnen können sich eben auf die Tätigkeit an sich konzentrieren. Dadurch, durch die fehlende Abstimmung, die nicht mehr notwendig ist, sinken bei uns natürlich die internen Aufwände, was gut ist. Die Kosten werden gesenkt und wir können uns darauf konzentrieren, verrechenbare Stunden zu generieren.

Rainer: Das klingt sehr gut und ich muss ein klein wenig zugeben, dass mir hier das Herz aufgeht, wenn ich das so höre, denn Anpassbarkeit auf individuelle Anforderungen ist ja eines der Dinge, die wir uns bei Time cockpit ganz groß auf die Fahnen schreiben. Das ist einer der Punkte, die unsere Lösung von anderen Standardlösungen unterscheidet und es ist natürlich wunderschön zu hören, wenn Kunden berichten, dass diese Funktionen auch gewertschätzt und auch eingesetzt werden. Jetzt haben wir bisher in unserem Gespräch primär über die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gesprochen, die Time cockpit nutzen und das ist sehr wertvoll, dass die eine angenehme Arbeit damit haben, dass das effizient funktioniert. Ich stelle mir aber vor, dass nicht nur Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die in der täglichen Arbeit drinnen sind, sondern auch das Management-Team, das Back-Office-Team, das Team, das für Projektcontrolling, für Projektleitung beispielsweise tätig ist, hier wichtige Benutzergruppe für Time cockpit ist. Ich denke, ohne eine Software wie Time cockpit ist wahrscheinlich so Projektcontrolling, Verrechnung, Freigabeprozesse ein ganz schön aufwendiger Prozess. So wie ich euch bis jetzt kennengelernt habe, wie du das berichtest, vermute ich, dass ihr auch in diesem Bereich einiges angepasst, erweitert und auf eure Bedürfnisse hin zugeschnitten habt, in Sachen Projektmanagement, Budgetkontrolle, Projektstatusermittlung. Liege ich da richtig?

Matthias: Ja, absolut. Also wie schon erwähnt, die Integration in Business Central, das heißt unser Back-Office legt den Debit-Door initial einmal an. Er steht sofort für die Projekte im Time cockpit zur Verfügung. Das habe ich bereits erwähnt, aber auch zum Beispiel Budgetkontrolle, Projektcontrolling. Die Mitarbeiter haben die Möglichkeit, ihre Buchungen, oder sie müssen ihre Buchungen am Monatsende beziehungsweise zu Beginn eines neuen Monats freigeben und das System prüft automatisch, ob die Pausenzeiten zum Beispiel eingehalten worden sind oder ob zum Beispiel alle Buchungen korrekt sind. Das heißt, weist jede Zeitbuchung auch eine Tätigkeit auf oder wurde sie bis jetzt nur auf das jeweilige Projekt gebucht? Bei uns müssen alle Buchungen auch auf eine Tätigkeit gebucht werden und das prüft das System. Ist der Freigabeprozess abgeschlossen - den Status können die Projektleiter eben prüfen, ob der jeweilige Mitarbeiter oder die jeweilige Mitarbeiterin den Freigabeprozess bereits abgeschlossen hat - dann ist das das Signal für den Projektleiter, dass eigentlich von diesem Mitarbeiter oder von dieser Mitarbeiterin die Buchungen fertig sind, korrekt sind und auch verrechnet werden können. Würde das nicht passieren und der Projektleiter oder die Projektleiterin stellt die Rechnung, dann wären die Buchungen eingefroren und könnten im Nachhinein nicht mehr geändert werden, was ja wichtig ist, sonst wird das Buchhaltung und die Zeiterfassung auseinander rennen und das wäre schlicht fatal in Wahrheit. Aber mit dem Freigabeprozess ist das Thema erledigt und damit sind bereits die Buchungen ganz sicher korrekt und auch für den Mitarbeiter schon eingefroren. Und das erleichtert uns natürlich im Backoffice wieder viele Rückfragen, weil die Mitarbeiterinnen natürlich fertig gebucht haben müssen, und vorschnelle Rechnungslegung beziehungsweise dadurch, dass auch die Mitarbeiterinnen angehalten sind zeitnah zu buchen, können wir schneller Rechnungen stellen und schneller unsere Kosten, die bereits entstanden sind, auch wieder quasi zurückholen durch die Rechnungslegung, da sie dem Kunden weiter verrechnet werden können. Also wir haben eine wesentliche Zeitersparung, viel, viel weniger internen Aufwand und interne Abstimmung durch die Prüfungen und die Unterstützung vom time cockpit von unseren Prozessen.

Rainer: Das klingt sehr interessant, gerade in Zeiten, wo die Finanzierungskosten, wo die Zinsen und ähnliches immer weiter nach oben gehen, spielt das natürlich mittlerweile eine Rolle, wie lange es dauert, um den Cashflow wieder hereinzubringen, den man auf der anderen Seite für die Gehälter der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausgibt. Macht sehr großen Sinn und wieder Gratulation, das klingt wie wirklich ein sehr gut eingespieltes System. Wir kommen langsam zum Ende und gegen Ende frage ich immer die Personen, die ich hier vor der Kamera habe, um generelle Erfahrungen oder um Empfehlungen. Wir wissen, dass viele Personen auf unserer Webseite schauen, sich vielleicht dieses Video anschauen, bei denen Zeiterfassung nicht so rund läuft, wie bei euch. Welche Erfahrungen oder welche Tipps hättest du für solche Personen? Erfahrungen im Hinblick auf time cockpit, aber auch gerne darüber hinaus, was die Prozesse, was die Organisation, was das Management einer Organisation wie Solvion beispielsweise mit sich bringt.

Matthias: Wir sind mit time cockpit natürlich sehr zufrieden und das Wichtigste für uns war einfach, die Zeiterfassung muss integriert werden in die Rechnungslegung und der ganze Prozess der Zeiterfassung und Rechnungslegung muss für alle, eigentlich wer durch die ganze Firma, da ja die ganze Firma davon betroffen ist, optimal für jeden funktionieren. So schnell, so einfach und so intuitiv wie möglich. Und uns war ganz wichtig, dass wir kein System oder keine Applikation wählen, die uns zu gewissen Prozessen oder Prozessabweichungen zwingt, zu gewissen Prozessschritten zwingt, die wir nicht durchführen wollen, sondern die Applikation muss unsere Prozesse bestmöglich unterstützen. Und das tut time cockpit durch die individuelle Anpassbarkeit, durch die ganzen Schnittstellen, die möglich sind, haben wir für uns das ideale Tool gefunden. Und gerade wenn man gerade in unserem schnell sich entwickelnden Umfeld der IT oder generell der Dienstleistung und des Projektswesens unserer Tätigkeit ist time cockpit das ideale Tool und kann ich nur jedem empfehlen.